Das HYPOFY Dokumentencenter im Überblick

Was ist das HYPOFY Dokumentencenter?

In der heutigen Finanzierungswelt sind Effizienz, Schnelligkeit und Transparenz entscheidende Erfolgsfaktoren – besonders im Bereich der Immobilienfinanzierung. Genau hier setzt HYPOFY an. Das HYPOFY Dokumentencenter ist ein zentrales Element der innovativen Plattform HYPOFY, die aus einer mobilen App für Verbraucher und einem CRM für Immobiliendarlehensvermittler besteht. Es digitalisiert und automatisiert den Beratungsprozess für Immobilienfinanzierungen – von der ersten Selbstauskunft bis zur vollständigen Unterlagenakte.

Berater können personalisierte Dokumentenlisten und individuelle Dokumentenkategorien direkt im CRM erstellen und diese automatisch an ihre Kunden versenden. Die mobile App gibt dem Kunden eine klare Übersicht, welche Unterlagen erforderlich sind, wer sie liefern muss, und wie der Status jedes Dokuments ist – alles mit nur wenigen Klicks. Eine Lösung, die nicht nur Arbeit spart, sondern auch professioneller wirkt und Vertrauen schafft.

Was HYPOFY besonders macht, ist der Fokus auf prozessoptimiertes Dokumentenmanagement. Während klassische CRMs eher wie digitale Karteikästen funktionieren, versteht sich HYPOFY als aktives Steuerungsinstrument. Beispiele dafür:

  • Dynamische Feedbackschleifen im CRM bei abgelehnten Dokumenten
  • Vollständigkeitstracker für Kunden in der App
  • Prüf- und Freigabefunktionen für Berater, die sofort sichtbar machen, was noch fehlt

Das bedeutet konkret: Wo andere Systeme Dokumente nur speichern, hilft HYPOFY dabei, den Prozess intelligent zu steuern. In einer Branche, in der Schnelligkeit und Sorgfalt über den Zuschlag entscheiden können, zählt jedes Detail. HYPOFY schafft die Verbindung aus:

  • moderner Technik
  • praktischer Anwendbarkeit
  • echter Prozessintelligenz

Was sind die wichtigsten Funktionen?

Während andere Anbieter allgemeine Dokumentenmanagementlösungen bieten, fokussiert sich HYPOFY auf die individuellen Anforderungen im Bereich der Immobilienfinanzierungen. Besonders hervorzuheben sind:

  • Individuell konfigurierbare Dokumentenlisten und -Kategorien
  • Rollenbasierte Zuweisungen (Kunde, Berater, Makler)
  • Einfache Qualitätsprüfung durch den Berater oder das Back-Office im CRM
  • Transparente Statusverfolgung in Echtzeit für Kunden
  • Direkte Integration in Darlehensplattformen (Europace und Prohyp)

Die ganzheitliche Lösung von HYPOFY wird durch eine zentralen Plattform für alle Beteiligten, moderne Technologie und clevere Automatisierungen ermöglicht.

Die Kunden-App

Die HYPOFY-App für Kunden ist bewusst einfach und intuitiv gehalten. Kein technisches Know-how nötig – nur ein Smartphone. Nutzer können:

  • Dokumente direkt mit der Kamera scannen
  • Statusmeldungen in Echtzeit einsehen
  • Erinnerungen erhalten
  • Kommentare vom Berater lesen
  • Einsehen, wer welches Dokument liefern muss

Besonderes Highlight: Die App kann auch mehrsprachig eingesetzt werden – ideal für internationale Käufer oder bei gemeinschaftlichen Anträgen.

Web-basiertes CRM für Berater

Das CRM ist das Herzstück für Vermittler. Es läuft vollständig im Browser, benötigt keine Installation und funktioniert auf allen modernen Geräten. Die wichtigsten Merkmale:

  • Drag-and-Drop Oberfläche für Dokumente
  • Filterbare Übersicht aller offenen To-dos
  • Statusfarben für klare Prioritäten
  • Anbindung an E-Mail, App und Bankplattformen
  • DSGVO-konformes Dokumentenhandling

Die Benutzeroberfläche wurde mit Beratern entwickelt. Alles ist auf Geschwindigkeit und Klarheit ausgelegt.

Vorteile mit HYPOFY in der Praxis

Stellen Sie sich vor, ein Kunde möchte ein Haus kaufen. Der Berater erstellt über das HYPOFY CRM eine maßgeschneiderte Dokumentenliste, z. B. mit Einkommensnachweisen, Kontoauszügen und Grundbuchauszügen. Diese Liste wird automatisiert an den Kunden übermittelt – digital, schnell und unkompliziert über die App.

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung, öffnet die App, sieht exakt, was benötigt wird, und lädt die Dokumente einfach hoch. Im CRM kann der Berater dann je Dokument:

  • den Erhalt prüfen
  • die Qualität bewerten
  • Rückmeldung geben (z. B. „bitte aktuelle Version hochladen“)
  • festlegen, ob es vom Kunden, dem Makler oder vom Berater bereitgestellt wird.

HYPOFY sorgt zudem dafür, dass alle Dateien automatisch in PDFs umgewandelt, korrekt benannt und zugeordnet und automatisch in die Darlehensplattformen hochgeladen werden – ohne manuelle Zwischenschritte.

Vorteile für Immobiliendarlehensvermittler

Zeitersparnis durch Automatisierung

Früher verbrachten Berater unzählige Stunden damit, Kunden hinter Dokumenten herzujagen. Mit HYPOFY geschieht dies nun vollautomatisch und kundenfreundlich. Standardisierte Abläufe, Erinnerungsfunktionen und Echtzeit-Kommunikation beschleunigen den Prozess massiv.

Ein Beispiel: Eine komplette Dokumentensammlung, die sich bislang über mehrere Tage strecken konnte, kann heute oft in wenigen Stunden abgeschlossen sein – inklusive Upload zu Europace und Prohyp.

Bessere Kundenkommunikation durch Transparenz

Durch die App weiß der Kunde jederzeit, welche Dokumente fehlen, welche akzeptiert wurden und was nachgereicht werden muss. Kein Rätselraten mehr, keine Missverständnisse.

Diese Transparenz wirkt sich direkt positiv auf die Kundenzufriedenheit und -bindung aus. Professionelles Auftreten schafft Vertrauen – ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.

Reduzierte Fehlerquellen im Antragsprozess

Standardisierte Benennungen und automatische PDF-Erstellung sorgen für einheitliche Qualität. Manuelle Fehler – etwa falsche Dateiformate oder unlesbare Scans – gehören der Vergangenheit an. Zudem kann der Berater durch Kommentarfunktionen bei jedem Dokument direkt Feedback geben.

Vorteile für Endkunden

Einfache Dokumentenbereitstellung per App

Viele Kunden empfinden die Dokumentenbereitstellung bei der Immobilienfinanzierung als einen undurchsichtigen und aufwendigen Teil des Prozesses. Unzählige E-Mails, verlorene Dateianhänge und Rückfragen, was genau gefordert ist, führen oft zu Frustration – und damit zu Verzögerungen.

Mit HYPOFY ist Schluss damit.

Die HYPOFY App macht die Dokumentenbereitstellung so einfach wie Online-Banking. Kunden erhalten eine strukturierte Liste direkt aufs Smartphone – inklusive klarer Hinweise, welche Unterlagen benötigt werden und in welchem Format. Über eine intuitive Benutzeroberfläche lassen sich Dokumente ganz bequem hochladen, auch per Scan mit der Kamera.

Das Ergebnis: Mehr Übersicht, weniger Rückfragen, schnellere Bearbeitung – und vor allem ein gutes Gefühl.

Übersichtlicher Prozessverlauf

Transparenz schafft Vertrauen – und HYPOFY liefert genau das. Die App zeigt nicht nur an, welche Dokumente fehlen, sondern auch:

  • welche bereits geprüft und akzeptiert wurden
  • ob bestimmte Dokumente erneut hochgeladen werden müssen
  • wer für welches Dokument zuständig ist (Berater, Makler oder Kunde selbst)

Dadurch entsteht ein Gefühl von Kontrolle. Kunden können aktiv zum Fortschritt ihrer Finanzierung beitragen, ohne ständig beim Berater nachhaken zu müssen. Ein Pluspunkt in einer ohnehin emotional und finanziell belastenden Lebensphase.

Feedback in Echtzeit erhalten

Wurde ein hochgeladenes Dokument vom Berater als unvollständig markiert? Hat der Makler den Grundbuchauszug bereits übermittelt? In der HYPOFY App werden alle Aktualisierungen in Echtzeit angezeigt – inklusive Benachrichtigungen und Kommentaren.

Besonders hilfreich: Kunden wissen sofort, was genau fehlt oder warum ein Dokument abgelehnt wurde – das spart Zeit und Nerven auf beiden Seiten. Damit wird aus einem oft chaotischen Prozess eine klar strukturierte Zusammenarbeit.

Funktionen des Dokumentencenters im Detail

Erstellung individueller Listen im CRM

Kein Kunde ist gleich, keine Finanzierung identisch. Deshalb erlaubt HYPOFY es den Beratern, maßgeschneiderte Dokumentenlisten im CRM zu erstellen. Je nach Kundensituation – z. B. Angestellter, Selbstständiger, Kapitalanleger oder Erwerber mit Wohnsitz im Ausland – können passende Anforderungen definiert werden.

Das System bietet hierfür eine Bibliothek vordefinierter Dokumententypen, die flexibel angepasst werden können. So lassen sich Standardprozesse effizient gestalten – und gleichzeitig individuelle Anforderungen berücksichtigen.

Automatisierte Bereitstellung an Kunden

Nach der Erstellung der Liste erfolgt die Übergabe an den Kunden vollautomatisch und digital über die App. Kein Copy-Paste, kein Word-Dokument mit Anlagen – sondern eine interaktive Aufgabenliste mit Upload-Funktion.

Kunden erhalten Benachrichtigungen über fehlende oder fehlerhafte Dokumente und können selbstständig handeln, ohne dass der Berater jede Erinnerung manuell auslösen muss. Das CRM verfolgt automatisch, welche Dokumente wann eingereicht wurden.

Dokumentenstatus und Nachbearbeitung

Ein entscheidender Vorteil: Der Berater kann im CRM für jedes Dokument individuell festlegen, ob es vollständig und in Ordnung ist oder Nacharbeit benötigt. Jeder Eintrag kann farblich markiert werden: Grün = akzeptiert, Gelb = Nachbearbeitung nötig, Rot = abgelehnt. So entsteht eine visuelle Übersicht, die es Beratern ermöglicht, den Fortschritt auf einen Blick zu erkennen.

Zudem besteht die Möglichkeit, einen Kommentar zu hinterlassen, etwa: „Bitte Kontoauszug ohne Schwärzungen einreichen.“ Sobald der Kunde ein Dokument erneut hochlädt, ändert sich der Status automatisch.

Dies beschleunigt nicht nur die Kommunikation, sondern stellt auch sicher, dass alle Unterlagen prüfbereit für die Finanzierungsplattformen aufbereitet sind. Eine echte Arbeitserleichterung für Back-Office und Clearing.

Dokumente kategorisieren und markieren

Im HYPOFY CRM wird jedes hochgeladene Dokument automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet – sei es „Einkommensnachweis“, „Kontoauszug“ oder „Objektunterlage“. Das reduziert die Nachbearbeitungszeit erheblich, besonders bei komplexen Anträgen mit vielen Dokumenten.

Die Kategorisierung wird automatisch in Europace und Prohyp übernommen, sodass eine manuelle Sortierung vor der Einreichung bei der jeweiligen Bank nicht mehr notwendig ist. Diesen Schritt hat das System bereits automatisch erledigt.

Verantwortlichkeiten festlegen: Kunde, Berater, Makler

HYPOFY ist mehr als ein Upload-Tool. Es ist ein Kooperationswerkzeug. Für jedes Dokument lässt sich festlegen, wer für dessen Bereitstellung zuständig ist:

  • Kunde (z. B. Einkommensnachweise)
  • Makler (z. B. Exposé)
  • Berater (z. B. Berechnungen oder Beratungsprotokolle)

Die jeweilige Person wird benachrichtigt und erhält klare Aufgaben. Kein Durcheinander, keine Lücken – sondern ein vollständiger digitaler Akt.

Automatische PDF-Konvertierung und korrekte Benennung

Ein häufig unterschätzter Aufwand bei Finanzierungsanträgen ist die Nachbearbeitung von Dateien. HYPOFY nimmt diese Arbeit vollständig ab:

  • Alle Uploads werden automatisch in PDFs konvertiert, egal ob Bild oder Word-Datei.
  • Dateien werden richtig benannt – ganz ohne manuelle Eingabe.

Dies spart enorm viel Zeit, verringert Rückfragen von Banken und schafft eine saubere Struktur für Archivierung und Weitergabe.

Schnittstellen zu Europace und Prohyp

Ein Immobilienfinanzierungsprozess endet nicht mit dem Sammeln von Dokumenten – vielmehr beginnt dort der zentrale Teil: die Antragsstellung über Plattformen, wie Europace oder Prohyp. HYPOFY ist deshalb direkt mit diesen Darlehensplattformen verknüpft, was für Vermittler und Kunden gleichermaßen einen Mehrwert bietet.

Der Upload erfolgt vollautomatisch über sichere Schnittstellen. Das manuelle Hochladen, Ordnerdurchsuchen und Umbenennen von Dateien entfällt vollständig. Die Dokumente sind bereits:

  • konvertiert in PDFs
  • richtig benannt
  • nach Anforderung kategorisiert

Dadurch wird der gesamte Prozess massiv beschleunigt und gleichzeitig auf ein neues Qualitätsniveau gehoben.

Sicherungskopie in der eigenen Cloud

Kundendokumente beinhalten wertvolle und sensible Informationen. Daher möchte sich nicht jeder Berater auf Drittsysteme verlassen. HYPOFY lädt die Dokumente der Kunden bei Bedarf auch automatisch in das OneDrive- oder SharePoint-Konto des jeweiligen Beraters hoch. So geht nichts verloren und die Dokumente sind sauber archiviert.

HYPOFY Dokumentencenter im Arbeitsalltag

Feedback aus der Finanzierungsbranche

Nicht nur Kunden und Berater sind überzeugt – auch Banken, Makler und Finanzierungsplattformen sehen den Unterschied:

  • Banken loben die Struktur und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen.
  • Makler berichten von schnelleren Finanzierungszusagen, was den Verkaufsprozess beschleunigt.
  • Darlehensplattformen und Clearing-Stellen schätzen die fehlerfreie Übertragung und standardisierte Benennung, was ihren Prüfaufwand senkt.

Immer mehr Vermittler integrieren HYPOFY daher als zentrales Werkzeug in ihre Beratungsprozesse – nicht zuletzt, weil es nicht nur digital ist, sondern wirklich durchdacht.

Wie HYPOFY Prozesse standardisiert

Im Beratungsalltag ist Zeit oft der entscheidende Faktor. HYPOFY sorgt dafür, dass wiederkehrende Aufgaben einheitlich, schnell und nachvollziehbar abgewickelt werden können. Anstelle individuell erstellter E-Mails und Notizzettel bietet HYPOFY:

  • Standardisierte Dokumentenlisten nach Kundentyp (Angestellte, Selbstständige, Kapitalanleger)
  • In-App-Kommunikation per Chat
  • Aufgaben für Kunden und Berater bei Statusänderungen

Durch diese Standardisierung entstehen klare Abläufe, weniger Rückfragen und vor allem: eine konstant hohe Servicequalität.

Rollenzuweisungen und Teamwork

In größeren Vermittlerteams kann es vorkommen, dass mehrere Personen an einem Fall arbeiten: ein Sachbearbeiter bereitet die Unterlagen vor, ein Vertriebler führt das Kundengespräch, ein Backoffice-Mitarbeiter reicht die Dokumente ein.

HYPOFY ermöglicht es, pro Dokument Aufgaben und Zuständigkeiten zu definieren, z. B.:

  • „Kontoauszug prüfen: Sachbearbeiterin Lisa“
  • „Einkommensnachweis bestätigen: Berater Max“
  • „Fehlende Grundbuchauszüge anfordern: Assistenzteam“

Mit Rollen, Kommentaren und automatisierten Erinnerungen entsteht ein nahtloser Arbeitsfluss, bei dem nichts verloren geht – auch nicht bei Übergaben zwischen Teammitgliedern.

Übersicht durch digitale Dashboards

Information ist nur dann wertvoll, wenn sie auf den ersten Blick verständlich ist. Deshalb bietet HYPOFY übersichtliche Dashboards mit:

  • Ampelsystem zur Dokumentenvollständigkeit
  • Zeitleiste aller Uploads und Kommentare
  • Übersicht über offene Fälle nach Priorität
  • Erinnerungsstatus und Fristanzeigen

So können Berater schnell erkennen, welche Fälle kurz vor der Einreichung stehen – und wo noch Nacharbeit nötig ist. Diese visuelle Klarheit entlastet das Team und erlaubt echte Steuerung statt reaktives Arbeiten.

Best Practices für Berater mit HYPOFY

Dokumentenanforderung strukturieren

Ein häufiger Fehler bei der Dokumentenanforderung ist der „Dokumente-Bombardement-Effekt“ – Kunden erhalten zu viele Anforderungen auf einmal und verlieren den Überblick. HYPOFY ermöglicht eine schrittweise, strukturierte Abfrage, etwa:

  • Zuerst Personalausweise & Selbstauskunft
  • Dann Einkommens- und Haushaltsunterlagen
  • Zum Schluss Objektunterlagen und Exposés

Durch diese Taktung fühlen sich Kunden nicht überfordert und erleben den Prozess als angenehm begleitet statt belastend.

Kunden aktiv begleiten und erinnern

Die besten Tools bringen nichts, wenn Kunden nicht mitmachen. HYPOFY bietet mehrere Funktionen, um aktive Kommunikation zu fördern:

  • Automatische Erinnerungsfunktion (App & E-Mail)
  • Kommentaroptionen direkt am Dokument
  • Eskalationshinweise, wenn Deadlines verpasst werden

Berater können auch persönliche Nachrichten einbauen, z. B. „Wir freuen uns über Ihre Unterlagen, um die Bankzusage vorzubereiten.“ – Das macht einen professionellen und gleichzeitig menschlichen Eindruck.

Qualitätskontrolle und Freigabeprozesse

Ein entscheidender Vorteil von HYPOFY ist die Möglichkeit, Dokumente vor Weiterleitung intern zu prüfen:

  • Stimmt das Datum?
  • Ist das Dokument vollständig?
  • Ist es lesbar und im richtigen Format?

Nur geprüfte Dokumente werden an die Plattformen übertragen – was die Qualität der Anträge erheblich steigert. Zudem können diese internen Prüfschritte als „Freigegeben“ markiert werden – ein klares Signal für alle Beteiligten im Team.

Zukunft des Dokumentenmanagements

KI-Integration und automatische Vorprüfung

Die nächste Evolutionsstufe ist bereits in Arbeit: Eine KI, die erkennt, ob ein hochgeladenes Dokument den Anforderungen entspricht. Das bedeutet:

  • HYPOFY prüft, ob ein Kontoauszug aktuell ist
  • erkennt unleserliche Scans
  • warnt bei fehlenden Seiten
  • und vieles mehr…

Diese Funktionen werden nach und nach ausgerollt und machen HYPOFY zum intelligentesten Dokumentencenter am Markt.

Papierloser Finanzierungsprozess

Immer mehr Banken akzeptieren inzwischen komplett digitale Anträge. HYPOFY ist darauf vorbereitet:

  • Keine Ausdrucke nötig
  • Digitale Signaturen vorbereitbar
  • Dokumentation vollständig digital archiviert

So entsteht ein papierloser Finanzierungsprozess, der nicht nur schneller und umweltfreundlicher ist – sondern auch sicherer und effizienter.

HYPOFY als Branchenstandard?

Die konsequente Nutzerorientierung, die technischen Innovationen und die Partnerschaften mit Marktführern wie Europace und Prohyp lassen nur eine Schlussfolgerung zu: HYPOFY hat das Potenzial, zum neuen Standard im digitalen Immobilienfinanzierungsprozess zu werden.

Die Zukunft gehört denen, die heute mit den richtigen Tools arbeiten.

Fazit zum HYPOFY Dokumentencenter

Warum diese Lösung ein Gamechanger ist

Das HYPOFY Dokumentencenter ist nicht einfach nur ein Feature. Es ist ein neuer Standard, der das Dokumentenmanagement in der Immobilienfinanzierung revolutioniert. Was früher Tage dauerte, ist heute in Stunden – manchmal sogar Minuten – erledigt. Kunden fühlen sich abgeholt und verstanden. Berater sparen wertvolle Zeit und Ressourcen. Banken erhalten strukturierte, geprüfte Unterlagen. Und Plattformen wie Europace oder Prohyp profitieren von einer neuen Effizienzdimension.

Dabei liegt die wahre Stärke nicht nur in der Technik – sondern im durchdachten Zusammenspiel von:

  • digitaler Einfachheit
  • praktischer Nutzbarkeit
  • transparenter Kommunikation
  • strukturiertem Qualitätsmanagement

HYPOFY schafft Klarheit in einem Bereich, der bislang für alle Beteiligten mit Aufwand, Unsicherheit und Reibungsverlusten verbunden war. Es macht Prozesse nachvollziehbar, Aufgaben sichtbar und Fortschritt messbar – alles in Echtzeit.

Für Vermittler bedeutet das: mehr Abschlüsse, weniger Stress, zufriedenere Kunden.
Für Kunden bedeutet das: mehr Vertrauen, weniger Papier, kürzere Wartezeiten.
Für die Branche bedeutet das: ein überfälliger Modernisierungsschub.

Das HYPOFY Dokumentencenter ist nicht nur ein digitales Tool – es ist eine Antwort auf die realen Herausforderungen der Immobilienfinanzierungsbranche. Es denkt Prozesse neu, reduziert Aufwand und steigert Qualität. Kunden werden aktiv eingebunden, Berater professioneller unterstützt und Banken besser beliefert.

Mit HYPOFY wird aus einem oft frustrierenden Element der Finanzierung ein transparentes, effizientes und modernes Erlebnis – für alle Beteiligten.

Wer heute mit HYPOFY arbeitet, gestaltet die Finanzierung von morgen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist das Besondere am HYPOFY Dokumentencenter im Vergleich zu anderen CRMs?

HYPOFY bietet eine vollständig integrierte Lösung, die Kunden, Berater und Plattformen miteinander verbindet. Automatisierung, Qualitätssicherung und Statusverfolgung sind deutlich fortgeschrittener als bei vergleichbaren Systemen.

Können Kunden auch Dokumente per Smartphone einreichen?

Ja, über die HYPOFY App können Kunden einfach per Kamera scannen oder Dateien direkt vom Gerät hochladen – inklusive Echtzeit-Kommentaren und Statusmeldungen.

Wie sicher sind die Daten im HYPOFY System?

HYPOFY erfüllt höchste Datenschutzstandards: 256-Bit-Verschlüsselung, DSGVO-konformes Hosting in Deutschlandund individuell steuerbare Zugriffskontrollen.

Ist HYPOFY auch für kleine Vermittler geeignet?

Absolut! HYPOFY ist so skalierbar, dass Einzelberater ebenso profitieren wie größere Vermittlungshäuser – ohne langwierige Schulungen oder teure Implementierung.

Können mehrere Nutzer im Team gleichzeitig an einem Fall arbeiten?

Ja, durch Rollenzuweisungen, Kommentare und Aufgabenverteilung können Teams effizient zusammenarbeiten, ohne Informationen zu verlieren.

Welche Plattformen unterstützt HYPOFY direkt?

HYPOFY ist bereits mit Europace und Prohyp verknüpft. Weitere Integrationen befinden sich in Planung.

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